如何制作進銷存Excel表格進行倉庫管理，與倉庫軟件有什么區別
2017-10-21 22:39:00 作者：zhouq 來源： 瀏覽次數：9875
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初始管理倉庫的人員通常會考慮是否使用Excel管理倉庫庫存或者管理進銷存賬目，那么Excel管理庫存與軟件有什么區別，能否達到相應的管理效果，有哪些風險或需要注意的地方？
通過Excel進行倉庫管理，首先看達到的要求：1,如果是靜態物料臺賬，庫存數量變化時，只能直接修改庫存量，2，如果每次只記錄變化量，庫存數量自動變化，通常需要定義2個表，設定公式計算。
（1）單個Excel表格，通常只能進行一個靜態的物料臺賬記錄，也就是說，數量變化了，就到表格里邊修改一下；這種方式管理庫存，由于沒有庫存變化的歷史記錄，時間一長或者管理者換人，自己都不記得自己什么時候修改過，那絕對是一筆糊涂賬，與之對比，絕大多數專業的倉庫軟件，物料的數量、金額、成本都是自動計算的，也就是說，我們記錄的是每日的出入庫流水，系統自動計算庫存數量和成本的變化情況；
（2）那么，有些用戶對Excel更熟悉一些，我們可以通過多個Excel表的關聯公式，實現每天記錄進出庫記錄，貨品臺賬自動計算，這樣是不是可以進行簡單的倉庫管理呢。需要留意，這樣也存在幾個不方便和不安全的地方：1，由于Excel過于開放，如果某天不小心誤刪誤改了公式，數據將完全混亂，很難重新理清；2，Excel中錄入模式由于缺少關聯性和索引，錄入效率大大低于專業倉庫管理軟件，同時操作出錯的可能性更大（例如，由于沒有信息提醒，物品編號輸入錯誤導致庫存變化張冠李戴，卻根本沒有人發現）；3，通常完整的倉庫進銷存管理，遠遠不止貨品+出入庫記錄這兩層管理，實際上，通常會有物品表，訂單表，出入庫單表，出入庫明細表（一個單據包含多種物品的出入庫），采購表，領用申請單，調撥單，盤點單，更可根據業務需求，衍生出金額結算單，物流信息，庫位信息，批次及過期信息，生產領料及損耗信息......所以隨著管理的深入，即使是Excel高手，也很難有效的維護系統正常運行；
（3）用Excel進行復雜的庫存管理，最大的問題就是上面提到的Excel開放性問題，導致賬面出錯了，無從查找原因。即便頂級的Excel高手，解決了上述的問題，我們還會面臨新的問題，Excel的容量和性能問題；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一個表也最多100萬行，并且隨著Excel行數的增加到一定量以后，打開速度和處理性能將急劇降低，即便你只是需要錄入一筆今日的新單據，也必須忍受打開整個表格的過程，而且一個大的Excel表一旦操作錯了無法補救，這簡直就是越用越痛苦的過程，時間和人力成本的浪費已經遠遠超過一套基礎的倉庫系統的投入了；
（2）那么，有些用戶對Excel更熟悉一些，我們可以通過多個Excel表的關聯公式，實現每天記錄進出庫記錄，貨品臺賬自動計算，這樣是不是可以進行簡單的倉庫管理呢。需要留意，這樣也存在幾個不方便和不安全的地方：1，由于Excel過于開放，如果某天不小心誤刪誤改了公式，數據將完全混亂，很難重新理清；2，Excel中錄入模式由于缺少關聯性和索引，錄入效率大大低于專業倉庫管理軟件，同時操作出錯的可能性更大（例如，由于沒有信息提醒，物品編號輸入錯誤導致庫存變化張冠李戴，卻根本沒有人發現）；3，通常完整的倉庫進銷存管理，遠遠不止貨品+出入庫記錄這兩層管理，實際上，通常會有物品表，訂單表，出入庫單表，出入庫明細表（一個單據包含多種物品的出入庫），采購表，領用申請單，調撥單，盤點單，更可根據業務需求，衍生出金額結算單，物流信息，庫位信息，批次及過期信息，生產領料及損耗信息......所以隨著管理的深入，即使是Excel高手，也很難有效的維護系統正常運行；
（3）用Excel進行復雜的庫存管理，最大的問題就是上面提到的Excel開放性問題，導致賬面出錯了，無從查找原因。即便頂級的Excel高手，解決了上述的問題，我們還會面臨新的問題，Excel的容量和性能問題；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一個表也最多100萬行，并且隨著Excel行數的增加到一定量以后，打開速度和處理性能將急劇降低，即便你只是需要錄入一筆今日的新單據，也必須忍受打開整個表格的過程，而且一個大的Excel表一旦操作錯了無法補救，這簡直就是越用越痛苦的過程，時間和人力成本的浪費已經遠遠超過一套基礎的倉庫系統的投入了；
（4）解決了賬面記錄的問題，專業的倉庫進銷存軟件還在分析統計方面遠遠超過Excel，各種常用的統計分析基本都可以直接完成，而且統計結果可以方便的與庫存、明細進行比對，即便與自己需要的統計格式有一定差異，將系統生成的統計表導出Excel進行二次統計，效率和準確度都比自己從Excel中設置公式要簡單很多;
（5）利用Excel來進行庫存管理，還存在一個大的問題，就是多人協同的問題，部署某些Excel共享的軟件雖然可以在小范圍內解決，而一旦Excel中數據被誤修改和誤刪除，根本沒有日志記錄，不能落實責任的信息共享是一種很糟糕的管理手段。與之對比，專業的倉庫管理軟件不僅能單機管理，局域網內聯網，甚至還可以手機APP實時進行庫存查詢，申請，審核，出入庫，盤點等操作，與電腦端實時數據同步。
從這些方面看，如果我們要用Excel表格把倉庫管理好，人力投入、時間成本、長期運維成本核算下來，可能遠遠超過一套專業的倉庫進銷存管理軟件的費用。
那么，如果我們要從Excel管理庫存進銷存進化到通過軟件系統管理，那種產品適合我們呢？通常我們應該從這幾個方面考慮：
（1）通常最基礎的倉庫進銷存軟件是單機或局域網中幾臺電腦使用的，這種適合小規模的用戶或企業內部的簡單倉庫物資出入庫管理，這方面，冠唐倉庫管理軟件提供了免費版，專業版，企業版（支持庫位，批次，BOM組裝，生產加工等高級應用場景）等選擇；
（2）如果管理的協同性提高，例如，銷售，生產，倉庫管理員均需要實時進行庫存查詢，訂單提交，領料申請，出入庫執行，盤點等操作，那就適合APP+微信+電腦協同管理模式的《冠唐云倉庫》、《冠唐云銷售》一類的產品，這也是移動互聯網與企業信息化結合的長期趨勢。
（3）另外，我們也需要從應用場景選擇適合自己需要的倉庫進銷存軟件，是內部倉庫，還是銷售倉庫
如果是偏重于簡單的企業內部倉庫管理，一般使用《冠唐云倉庫》更合適，可以有適合內部管理的各種出入庫，盤點，領用申請等功能；
如果是銷售型企業，那《冠唐云銷售》會更適合，這是一款全面的采購+銷售訂單+財務+庫存+備料發貨一體化的ERP類的進銷存軟件，適合多人協同，按流程進行訂單提交->審核->備料->發貨->確認，各個用戶可以在電腦端或微信端執行各自的業務操作，庫存自動進行鎖定、扣減等操作，該版本的功能已經不再局限于直接的出入庫操作。
（5）利用Excel來進行庫存管理，還存在一個大的問題，就是多人協同的問題，部署某些Excel共享的軟件雖然可以在小范圍內解決，而一旦Excel中數據被誤修改和誤刪除，根本沒有日志記錄，不能落實責任的信息共享是一種很糟糕的管理手段。與之對比，專業的倉庫管理軟件不僅能單機管理，局域網內聯網，甚至還可以手機APP實時進行庫存查詢，申請，審核，出入庫，盤點等操作，與電腦端實時數據同步。
從這些方面看，如果我們要用Excel表格把倉庫管理好，人力投入、時間成本、長期運維成本核算下來，可能遠遠超過一套專業的倉庫進銷存管理軟件的費用。
那么，如果我們要從Excel管理庫存進銷存進化到通過軟件系統管理，那種產品適合我們呢？通常我們應該從這幾個方面考慮：
（1）通常最基礎的倉庫進銷存軟件是單機或局域網中幾臺電腦使用的，這種適合小規模的用戶或企業內部的簡單倉庫物資出入庫管理，這方面，冠唐倉庫管理軟件提供了免費版，專業版，企業版（支持庫位，批次，BOM組裝，生產加工等高級應用場景）等選擇；
（2）如果管理的協同性提高，例如，銷售，生產，倉庫管理員均需要實時進行庫存查詢，訂單提交，領料申請，出入庫執行，盤點等操作，那就適合APP+微信+電腦協同管理模式的《冠唐云倉庫》、《冠唐云銷售》一類的產品，這也是移動互聯網與企業信息化結合的長期趨勢。
（3）另外，我們也需要從應用場景選擇適合自己需要的倉庫進銷存軟件，是內部倉庫，還是銷售倉庫
如果是偏重于簡單的企業內部倉庫管理，一般使用《冠唐云倉庫》更合適，可以有適合內部管理的各種出入庫，盤點，領用申請等功能；
如果是銷售型企業，那《冠唐云銷售》會更適合，這是一款全面的采購+銷售訂單+財務+庫存+備料發貨一體化的ERP類的進銷存軟件，適合多人協同，按流程進行訂單提交->審核->備料->發貨->確認，各個用戶可以在電腦端或微信端執行各自的業務操作，庫存自動進行鎖定、扣減等操作，該版本的功能已經不再局限于直接的出入庫操作。